En premier lieu, une Dataroom électronique désigne un ensemble de documents déposés dans un espace sécurisé, dont l’accès est réservé aux seules personnes autorisées. De surcroît, un service de messagerie intégré permet de poser des questions relatives aux documents consultés ou sur le déroulement de l’affaire et de consulter les réponses. A chaque utilisateur est associé un profil qui détermine de fait ses droits sur la documentation (ajout, modification, suppression, consultation partielle ou totale) et sur les questions/réponses (droit de répondre, visibilité de toutes les questions/réponses…). De plus, une traçabilité forte de tous les événements permet un suivi précis du dossier en ligne.